Việc cần làm ngay bây giờ
- Nếu xóa thư trong chương trình email, hãy xem Deleted Items hoặc Thùng rác, rồi dùng chức năng khôi phục mục đã xóa của máy chủ.
- Nếu xóa file .eml, .msg đã lưu hoặc file PST, hãy đóng Outlook và ngừng ghi vào ổ đó.
- Quét ổ bằng công cụ chạy từ USB, lọc eml, msg, pst, ost và dbx, rồi lưu kết quả sang ổ đĩa khác.
Từng bước
Xem Deleted Items và Thùng rác
Trong Outlook, mở thư mục Deleted Items; với webmail hoặc chương trình khác, mở Thùng rác. Tìm theo người gửi hoặc tiêu đề rồi chuyển thư về Hộp thư đến. Cách này chỉ áp dụng cho thư xóa trong chương trình, không áp dụng cho file xóa trong File Explorer.
Khôi phục từ máy chủ thư
Với tài khoản Microsoft 365, Exchange và Outlook.com, thư mục Deleted Items của Outlook thường có chức năng khôi phục mục đã xóa từ máy chủ, bản web cũng có tùy chọn tương tự. Các mục chỉ được giữ trong khoảng thời gian do nhà cung cấp hoặc quản trị viên đặt, nên hãy kiểm tra sớm.
Đóng Outlook và ngừng ghi
Nếu thư bị mất là file trên ổ đĩa, hãy đóng Outlook và các chương trình email khác, vì chúng liên tục ghi vào file dữ liệu. Đừng lưu tệp đính kèm, file tải về hay file xuất mới vào ổ từng chứa các file đó.
Chạy Quét cân bằng
Chạy bản di động FileFix Ultimate từ USB, mở Khôi phục tệp đã xóa, chọn ổ đĩa và bắt đầu Quét cân bằng. Lọc theo phần mở rộng eml, msg, pst, ost và dbx. File tìm qua bản ghi hệ thống tệp giữ nguyên tên và thư mục.
Dùng quét sâu nếu cần
Nếu không thấy kết quả hữu ích, hãy chạy Quét sâu theo chữ ký. Chế độ này tìm cấu trúc đã biết của file PST, OST, MSG, EML và DBX trong vùng trống. Kết quả có tên tự tạo, nên hãy sắp xếp theo kích thước, ngày và dùng bản xem trước.
Lưu và mở bản sao
Lưu kết quả sang một ổ đĩa vật lý khác. Mở file .eml bằng chương trình email, file .msg bằng Outlook, còn file PST đã khôi phục thì mở bằng chức năng mở file dữ liệu của Outlook. Giữ nguyên bản gốc đã khôi phục và làm việc trên bản sao.
Xóa trong chương trình email hay xóa khỏi ổ đĩa
Đây là hai tình huống khác nhau và cần công cụ khác nhau. Khi xóa thư trong Outlook, Gmail hay ứng dụng khác, thư chỉ di chuyển bên trong hộp thư: trước hết vào Deleted Items hoặc Thùng rác, rồi với tài khoản Microsoft 365 và Exchange còn vào một vùng có thể khôi phục ẩn trên máy chủ. Không có file nào bị xóa khỏi máy tính, nên quét ổ đĩa không giúp được gì và nơi cần tìm là máy chủ.
Khi bạn xóa file .eml hoặc .msg đã lưu, file PST đã xuất hay thư mục chứa chúng, hệ điều hành đã xóa một file. File đó vẫn nằm trên ổ cho đến khi vùng của nó bị dùng lại, đúng là tình huống mà công cụ khôi phục được tạo ra. Biết mình thuộc trường hợp nào giúp tiết kiệm thời gian và không phải tìm thứ vốn chưa từng là file.
Mỗi định dạng email chứa gì
File .eml là một thư theo định dạng thư internet chuẩn, gồm tiêu đề, nội dung và tệp đính kèm được mã hóa thành văn bản. File .msg là một mục Outlook lưu trong file phức hợp của Microsoft. PST và OST là cả hộp thư: PST dùng cho lưu trữ và tài khoản POP, OST là bộ nhớ đệm ngoại tuyến của hộp thư trên máy chủ. File DBX đến từ Outlook Express cũ.
Tệp đính kèm nằm trong file .eml hoặc .msg, nên khôi phục được thư thì thường cũng lấy lại được tệp đính kèm. EML là văn bản, không có dấu nhị phân rõ ràng, nên tìm kiếm theo chữ ký nhận ra nó qua các dòng tiêu đề điển hình; thư nhỏ hoặc bị ghi đè một phần có thể bị bỏ sót hoặc hiện với mức tin cậy thấp hơn.
Thư xóa bên trong PST không phải là file đã xóa
Nếu file PST vẫn còn và bạn xóa thư bên trong nó, FileFix Ultimate không thể lấy những thư đó ra khỏi PST, vì bản thân file chưa từng bị xóa. Hãy xem Deleted Items của file dữ liệu đó và các bản PST cũ hơn trong bản sao lưu hoặc phiên bản trước. Với OST, cách thông thường là đăng nhập lại để Outlook tải hộp thư từ máy chủ; khôi phục OST chủ yếu có ý nghĩa khi tài khoản trên máy chủ không còn nữa.
Khi nào không khôi phục được
- Thư đã bị xóa khỏi mục có thể khôi phục của máy chủ sau thời hạn lưu giữ thì không còn trong hộp thư, và quét ổ đĩa không lấy lại được.
- Trên SSD gắn trong có TRIM, file thư đã xóa có thể bị xóa sạch chỉ sau vài giây.
- File PST lớn bị ghi đè một phần thường được khôi phục trong tình trạng hỏng; công cụ sửa hộp thư đến của Outlook có thể giúp trên bản sao, nhưng kết quả không giống nhau.
- Thư lưu trong vùng chứa mã hóa hoặc ở định dạng ngoài danh sách hỗ trợ thì không tìm được theo chữ ký.
FileFix Ultimate giúp gì
- Miễn phí cho mục đích cá nhân, không giới hạn, có bản di động chạy từ USB nên không ghi thêm gì vào ổ chứa Outlook.
- Khôi phục file EML, MSG, PST, OST và DBX kèm tên từ bản ghi NTFS, FAT32 và exFAT, và tìm theo chữ ký khi bản ghi không còn.
- Đọc nguồn ở chế độ chỉ đọc và chỉ lưu sang một ổ đĩa vật lý khác.
- Hiển thị mức tin cậy và trạng thái trung thực cho từng file, để bạn biết file thư nào đã được kiểm tra và file nào chỉ được trích xuất.
FileFix Ultimate miễn phí cho mục đích cá nhân, hoạt động ngoại tuyến và không bao giờ ghi vào ổ đĩa bạn đang khôi phục dữ liệu từ đó. Sử dụng cho công việc hoặc kinh doanh cần giấy phép 1 năm cho mỗi máy tính. Hãy kiểm tra chữ ký trước khi chạy.
Câu hỏi thường gặp
Thư đã dọn khỏi Deleted Items trong Outlook có lấy lại được không?
Với tài khoản Microsoft 365, Exchange và Outlook.com, hãy dùng chức năng khôi phục mục đã xóa từ máy chủ, thường giữ mục trong thời gian có hạn. Với tài khoản POP, thư nằm trong file PST, nên hãy tìm bản PST cũ hơn trong bản sao lưu hoặc phiên bản trước.
Tệp đính kèm có được khôi phục cùng file email không?
Có, khi file .eml hoặc .msg được khôi phục nguyên vẹn, vì tệp đính kèm nằm bên trong. Nếu file chỉ khôi phục được một phần, tệp đính kèm ở cuối file dễ bị thiếu nhất.
Vì sao file EML khôi phục lại mở thành văn bản trong Notepad?
EML là định dạng văn bản và Windows có thể chưa gán chương trình email cho nó. Hãy mở bằng ứng dụng email hoặc nhấp chuột phải và chọn Open with để chọn chương trình.
Thư xóa bên trong file PST vẫn còn có lấy lại được không?
Quét khôi phục file thì không, vì không có file nào bị xóa. Hãy xem Deleted Items của file dữ liệu đó, máy chủ nếu là tài khoản trực tuyến và các bản PST cũ.