So stellen Sie gelöschte E-Mail-Dateien (EML, MSG) und Outlook-Mails wieder her

Schritt für Schritt

1. Gelöschte Elemente und Papierkorb prüfen

   Öffnen Sie in Outlook den Ordner Gelöschte Elemente, im Webmail oder anderen Programmen den Papierkorb. Suchen Sie nach Absender oder Betreff und verschieben Sie die Nachricht zurück in den Posteingang. Das gilt nur für im Programm gelöschte Mails, nicht für im Explorer gelöschte Dateien.

2. Vom Mailserver wiederherstellen

   Bei Konten von Microsoft 365, Exchange und Outlook.com bietet Outlook im Ordner Gelöschte Elemente meist die Funktion, gelöschte Elemente vom Server wiederherzustellen, die Webversion hat eine ähnliche Option. Die Elemente bleiben nur für eine vom Anbieter oder Administrator festgelegte Zeit erhalten, prüfen Sie also bald.

3. Outlook schließen und Schreibzugriffe stoppen

   War die verlorene Mail eine Datei auf der Festplatte, schließen Sie Outlook und andere Mailprogramme, denn sie schreiben ständig in ihre Datendateien. Speichern Sie keine Anhänge, Downloads oder neuen Exporte auf dem Laufwerk, auf dem die Dateien lagen.

4. Ausgewogenen Scan starten

   Starten Sie die portable Version von FileFix Ultimate vom USB-Stick, öffnen Sie Gelöschte Dateien wiederherstellen, wählen Sie das Laufwerk und starten Sie den Ausgewogenen Scan. Filtern Sie nach den Endungen eml, msg, pst, ost und dbx. Über die Einträge des Dateisystems gefundene Dateien behalten Namen und Ordner.

5. Bei Bedarf Tiefenscan nach Signaturen

   Erscheint nichts Brauchbares, starten Sie den Tiefenscan nach Signaturen. Er sucht im freien Bereich nach der bekannten Struktur von PST-, OST-, MSG-, EML- und DBX-Dateien. Die Ergebnisse tragen erzeugte Namen; sortieren Sie nach Größe und Datum und nutzen Sie die Vorschau.

6. Kopien speichern und öffnen

   Speichern Sie die Ergebnisse auf einem anderen physischen Datenträger. Öffnen Sie .eml-Dateien mit einem Mailprogramm, .msg-Dateien mit Outlook und eine wiederhergestellte PST über die Outlook-Funktion zum Öffnen einer Datendatei. Lassen Sie die wiederhergestellten Originale unverändert und arbeiten Sie mit Kopien.

Im Mailprogramm gelöscht oder von der Festplatte gelöscht

Das sind zwei verschiedene Fälle mit verschiedenen Werkzeugen. Löschen Sie eine Nachricht in Outlook, Gmail oder einem anderen Programm, wandert sie innerhalb des Postfachs: zuerst nach Gelöschte Elemente oder in den Papierkorb, bei Microsoft 365 und Exchange danach in einen verborgenen wiederherstellbaren Bereich auf dem Server. Auf dem PC wird keine Datei gelöscht, ein Festplattenscan hilft daher nicht, und der Server ist die richtige Stelle.

Löschen Sie dagegen eine gespeicherte .eml- oder .msg-Datei, eine exportierte PST oder den Ordner mit diesen Dateien, entfernt das Betriebssystem eine Datei. Sie bleibt auf der Festplatte, bis ihr Platz neu belegt wird, und genau dafür ist ein Wiederherstellungsprogramm gemacht. Wer weiß, welcher Fall vorliegt, spart Zeit und sucht nicht nach etwas, das nie eine Datei war.

Was die einzelnen E-Mail-Formate enthalten

Eine .eml-Datei ist eine einzelne Nachricht im üblichen Internet-Mailformat mit Kopfzeilen, Text und als Text codierten Anhängen; viele Programme speichern oder exportieren Mails so. Eine .msg-Datei ist ein einzelnes Outlook-Element in einer Microsoft-Verbunddatei. PST und OST sind ganze Postfächer: PST für Archive und POP-Konten, OST als Offline-Cache eines Serverpostfachs. DBX-Dateien stammen vom alten Outlook Express.

Anhänge stecken in der .eml- oder .msg-Datei, eine wiederhergestellte Nachricht bringt sie daher meist mit. EML ist Text ohne deutliche binäre Kennung, die Signatursuche erkennt sie an typischen Kopfzeilen; kleine oder teilweise überschriebene Nachrichten können übersehen werden oder mit niedrigerer Vertrauensstufe erscheinen.

Eine in der PST gelöschte Nachricht ist keine gelöschte Datei

Existiert die PST-Datei noch und haben Sie darin Nachrichten gelöscht, kann FileFix Ultimate diese Nachrichten nicht aus der PST holen, denn die Datei selbst wurde nie gelöscht. Prüfen Sie Gelöschte Elemente dieser Datendatei sowie ältere Kopien der PST aus einer Sicherung oder den Vorgängerversionen. Bei einer OST ist der übliche Weg, sich neu anzumelden und Outlook das Postfach vom Server laden zu lassen; die OST wiederherzustellen lohnt sich vor allem, wenn das Serverkonto nicht mehr existiert.

Wann es nicht funktioniert

• Nachrichten, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus den wiederherstellbaren Elementen des Servers entfernt wurden, sind aus dem Postfach verschwunden, und ein Festplattenscan bringt sie nicht zurück.
• Auf einer internen SSD mit TRIM können gelöschte Maildateien binnen Augenblicken gelöscht werden.
• Große, teilweise überschriebene PST-Dateien kommen oft beschädigt zurück; das Outlook-Tool zur Reparatur des Posteingangs kann an einer Kopie helfen, die Ergebnisse schwanken aber.
• Mails in verschlüsselten Containern oder in Formaten außerhalb der unterstützten Liste lassen sich nicht per Signatur finden.

So hilft FileFix Ultimate

• Für die private Nutzung kostenlos und ohne Limit, mit einer portablen Version für den USB-Stick, sodass auf das Outlook-Laufwerk nichts Neues geschrieben wird.
• Stellt EML-, MSG-, PST-, OST- und DBX-Dateien mit Namen aus NTFS-, FAT32- und exFAT-Einträgen wieder her und findet sie per Signatur, wenn die Einträge fehlen.
• Liest die Quelle schreibgeschützt und speichert nur auf einem anderen physischen Datenträger.
• Zeigt für jede Datei Vertrauensstufe und ehrlichen Status, damit Sie sehen, welche Maildateien geprüft und welche nur extrahiert wurden.

Häufig gestellte Fragen